Tutorial: Aktualisierung der Kontaktdatentabellen

Aktualisierung von Daten in den Kontaktdaten-Tabellen

 

In der Datenbank sind Kontaktdaten für folgende Bereiche gespeichert:

  • KNV Buchhaltung
  • KNV Kundenservice
  • KNV Vertragsauslieferung

 

Vorgehensweise

Die Daten werden in Excel-Listen gepflegt und auf dem aktuellen Stand gehalten. Für den Import in die Datenbank müssen die Daten im SQL-Format vorliegen.

Der Import kann wie folgt realisiert werden:

1. Vorbereitung der Excel-Liste für den Import

2. Speichern der Daten im CSV-Format, Semikolon separiert (UTF-8)

3. Kontrolle des CSV-Files

4. Import des CSV-Files in eine temporäre MySQL Datenbank

5. Exportieren der Daten aus der temporären Datenbank als SQL-File

6. Bereinigen des SQL-Files

7. Vor der Aktualisierung der Daten muss die finale WordPress Daten-Tabelle geleert ( nicht gelöscht! ) werden

8. Import des SQL-Files in die entsprechende KNV-Datentabelle über das WordPress-Backend

 

1. Vorbereitung der Excel-Liste für den Import

Die Import – Quelle mit dem aktuellen Datenbestand ist eine Excel-Liste. Die Benennung des Import – Files ist frei wählbar.

Um einen reibungslosen Import der Daten gewährleisten zu können muss einiges beachtet werden:

  • Die Bezeichnung der Spalten in der Excel-Liste muss mit den nachfolgend aufgeführten Spalten-Namen der Datentabellen der Datenbank übereinstimmen.
  • Die Spalten-Bezeichnungen stehen in der ersten Zeile des Excel-Sheets und werden grundsätzlich klein geschrieben
  • In den Excel-Daten nicht enthalten sein dürfen: Doppelte Anführungszeichen, Semikola oder Zeilenumbrüche (das würde mit Sicherheit zu einem Fehler führen!)
  • einfache Anführungszeichen hingegen sind unschädlich
  • Alle Werte der ersten Spalte ‘id’ werden automatisch von der Datenbank belegt und sind im Excel-Arbeitsblatt mit dem Text NULL zu füllen.

Strukturen der einzelnen Tabellen in der Datenbank und Spaltenbenennung im Excel-Arbeitsblatt:

Tabelle: wpda_knv_buchhaltung

– id
– verlag_name
– verlag_email
– sachbearbeiter_name
– sachbearbeiter_phone
– sachbearbeiter_email

Tabelle: wpda_knv_kundenservice

– id
– verlag_name
– verlag_email
– betreuer_name
– betreuer_phone
– betreuer_email

Tabelle: wpda_knv_verlagsauslieferung

– id
– verlag_name
– verlag_email
– verlag_website

 

2. Speichern der Daten im CSV-Format, Semikolon separiert (UTF-8)

Ist die Excel-Liste soweit vorbereitet, wird sie als Semikolon separiertes CSV-File gespeichert

 

3. Kontrolle des CSV-Files

Öffnen der Datei in einem UTF-8 fähigen Text-Editor, um eventuelle Fehler festzustellen und zu beheben.

 

4. Import des CSV-Files in eine temporäre MySQL Datenbank

Um den fehlerfreien Import des CVS-Files zu überprüfen und um danach den erforderlichen SQL-Dump zu erzeugen, ist ein Zwischenschritt über eine (lokale) MySQL-Datenbank erforderlich.

In diesem Beispiel beziehe ich mich auf eine lokale MySQL-Datenbank und Sequel Pro als Client-Software.

– Datenbank mit den entsprechenden Tabellen (Ansicht in Sequel Pro)

– Import des vorbereiteten CSV-Files in die zugehörige Tabelle

 

5. Exportieren der Daten aus der temporären Datenbank als SQL-File

 

6. Bereinigen des SQL-Files

Für den finalen Import in die WordPress-Datentabelle darf unser SQL-File keine überflüssigen SQL-Anweisungen enthalten, sondern ausschließlich die INSERT-Anweisung(en).

Dazu öffnet man das SQL-File in einem UTF-8 fähigen Text-Editor und Entfernt aller überflüssigen Anweisungen und Kommentare am Anfanf und am Ende Inhaltes.

 

7. Das WordPress Backend

Den Administrationsbereich erreicht man, nach vorherigem Login oder als Direktlink, über

www.knv-zeitfracht.de/wp-admin

Unter dem Menüpunkt WP Data Access >> Data Explorer erreicht man die benötigten Tabellen.

 

Hier wird die zu aktualisierende Datentabelle über die Checkbox markiert und über das Pulldown “Mehrfachaktionen” wird “Truncate Table(s)” ausgewählt, um die Tabelle zu leeren (nicht löschen!).

Mit “Übernehmen” wird die Aktion bestätigt.

 

Unter dem Menüpunkten KNV-Buchhaltung, KNV-Kundenservice und KNV-Verlagsauslieferung werden die Daten über das SQL-File importiert oder auch einzelne Datensätze editiert.

Für den Fall, dass der Import der neuen Daten fehlschlägt, können über das voherige Importfile die Daten wieder hergstellt werden.

 

 

Anhang:

– SQL Statements zur Erzeugung der Datentabellen

wpda_knv_buchhaltung

CREATE TABLE `wpda_knv_buchhaltung`
( `verlag_email` varchar(128) DEFAULT NULL
, `ID` int(11) NOT NULL AUTO_INCREMENT
, `verlag_name` varchar(128) DEFAULT NULL
, `sachbearbeiter_name` varchar(128) DEFAULT NULL
, `sachbearbeiter_phone` varchar(64) DEFAULT NULL
, `sachbearbeiter_email` varchar(128) DEFAULT NULL
, PRIMARY KEY (`ID`)
) ENGINE=InnoDB AUTO_INCREMENT=1 DEFAULT CHARSET=utf8

wpda_knv_kundenservice

CREATE TABLE `wpda_knv_kundenservice`
( `id` int(11) NOT NULL AUTO_INCREMENT
, `verlag_name` varchar(128) DEFAULT NULL
, `verlag_email` varchar(128) DEFAULT NULL
, `betreuer_name` varchar(128) DEFAULT NULL
, `betreuer_phone` varchar(64) DEFAULT NULL
, `betreuer_email` varchar(128) DEFAULT NULL
, PRIMARY KEY (`id`)
) ENGINE=InnoDB AUTO_INCREMENT=1 DEFAULT CHARSET=utf8 

wpda_knv_verlagsauslieferung

CREATE TABLE `wpda_knv_verlagsauslieferung`
( `id` int(11) NOT NULL AUTO_INCREMENT
, `verlag_name` varchar(128) DEFAULT NULL
, `verlag_email` varchar(128) DEFAULT NULL
, `verlag_website` varchar(128) DEFAULT NULL
, PRIMARY KEY (`id`)
) ENGINE=InnoDB AUTO_INCREMENT=285 DEFAULT CHARSET=utf8